活動管理App 搞講座毋須狂印紙

原文刊於中小企動態網站

若大家有舉辦過活動，應知道活動前的籌備工夫十分繁複，要花時間處理參加者的報名手續，活動當日要列印名單核對，在每個名稱旁邊剔名，但在自動化的科技世代下，應要有一個專為籌備活動而設的App，所有工序在同一平台上完成，節省時間。

Evention行政總裁王嘉屏（Ping）拿着iPad，講解Evention可讓參加者在邀請電郵中報名及付款，系統會儲存參加者的名單，協助用戶向參加者發送確認電郵，並附有二維碼，讓參加者在活動當天到場後，可以透過掃描二維碼來核對名字，或在系統內搜尋參加者名字，系統會列印名牌予對方，節省參加者排隊入場的時間。

確定參加者閱覽電郵

另外，Evention會實時通知活動有多少人進場，若有特別貴賓到場後，App會發出訊息，讓籌備者作出安排，亦會紀錄用戶公司各員工的負責工序。當邀請電郵發送後，會紀錄客戶是否收到電郵，及有沒有瀏覽，Ping解釋這項功能是使服務更貼心，「如果系統顯示被邀請者已點擊，便不要致電予對方詢問是否收到電郵。」

沒有網絡也可使用

她又說：「企業的晚宴會設有抽獎環節，App設有抽獎功能，可以接駁上投影器自動地進行抽獎，紀錄中獎的員工，並即時通知員工，可以節省許多工夫。」

不過，這類功能一般要連接上網絡才可使用，如果場地接收不到網絡，那App會否作廢？Ping表示：「發現許多活動場地的WiFi有問題，聽過有活動因網絡連接不到，拖垮了整個登記入場過程。Evention設有Offline mode，可以讓用戶如常核對參加者名字，包括掃描二維碼或在系統內搜尋名字。」

她舉例說，H&M亦有使用Evention，該時裝品牌在銅鑼灣恒隆中心旗艦店舉行活動，該位置是WiFi死位，H&M當日便使用Offline mode，確保登記流程不受網絡影響。但Offline mode壞處就是不能即時知道入場的總人數，要事後查看。

為了作出更貼心的服務，活動到尾聲時﹐Evention除透過電郵或SMS發出感謝語句外，亦會為用戶即場發送電子問卷，方便參加者作出回饋。

另外，有些活動是閉門舉行，例如名人婚禮，保安較嚴密，Evention便設有相片上載功能，以核對參加者臉孔。

她強調，這個App並非衝擊公關公司業務，因為Evention不會參與嘉賓邀請及物資運送等環節，為客戶籌備活動時，亦會與公關合作，Evention其實是協助減輕公關的工作。

Evention推出市場超過4年，本身是本地軟件公司Apptask的附屬產品，原名為Event Master，但當時Apptask眼見此產品具發展潛力，於是去年把它分拆出來獨立經營，再改名為Evention。

Ping稱，因為Evention早前欠一個營銷專員，剛巧她當時欲創業及熟悉活動籌備，「I am the missing piece」，因此便加入Evention，協助營銷工作，主攻百人以上的活動，客戶有蘋果公司及渣打銀行。

愛IT人率直轉投科技業

Ping在IT界活躍逾15年，期間舉辦過大大小小的IT活動，明白籌備活動的難處，希望透過這個App減輕籌備者的煩惱。她原本在大學修讀會計，曾做過物業管理，後來轉做科技企業，發現科技經常變幻，感覺刺激。

而且她喜歡跟IT人共事，「他們較率直、簡單，不會攻心計」，因此便決定長留在IT界，更擔任了香港互聯網協會秘書長4年，接觸許多Startup，近年便親自落場踢波，加入Evention去創自己的一番事業。

從事展覽活動的梁小姐試用Evention兩次，應付達600人報名的講座，她表示，以往用「原始」方法去準備登記流程，每次活動要列印參加者的名單及編號，花費了不少時間處理，使決定試用，以節省處理參加者入場的時間。她說，大家普遍習慣使用二維碼，入場時會自動顯示二維碼去登記。不過有時Wifi若不夠強，便會影響運作的速度。

梁又指出，以往活動宣傳時，會向會員發送電郵，但不知道會員是否收到或有沒有打開，使用該App後，系統會告知會員是否收到電郵及是否已閱覽，因此同事均欲繼續使用Evention。

撰文：陳靜愉

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