周末不向員工發短訊的原因

本文作者黃雅麗為前香港無線科技商會執行總監，原文刊於作者網誌「這雙手雖然小」，標題為編輯所擬

朋友創辦的科技公司，年前與巨企合併兼上市。他由卅多人的「小老闆」，搖身一變，成為1,300多人之上的「高管」，直接歸他管的部門，也有500多人。朋友說，這段時間一直在想一個問題：如何把小企業以人為本的管理方式，應用在管理千多人的大企業上，而不失效果呢？

管理小企業和管理大企業很不一樣。因為要轉身快，小企重彈性，公司文化是有的，但談不上太多規章、紀律、制度，像上下班時間頗自由，請假也不用過五關斬六將之類，比較便利員工。此外，為「彌補」同事們人工地位都未必及得上巨企的心理關口，老闆和員工一般都很熟絡，且往往有許多富人情味的小恩小惠，維繫彼此關係，譬如說經常一起聚餐、放假「鬆手」些等，老闆和同事間有時像朋友甚至家人般親密。

但人一多，這種以人情味維繫的公司文化就會受到衝擊。最明顯的，是容易被濫用。以我另一個朋友的Startup為例，他們全年年假任放，不必任何主管批准，因創辦人信賴員工的自律－－不管怎樣，歸我辦的事一定要辦完，就算放假亦不可假手於人、更不能要同事承擔我的責任－－因為團隊小、問責清晰，朋友公司的「任放」年假制度暫無被濫用，同事心理上也很滿足。但這一應用到上千人的大公司裏卻不然，因只要有一個人濫用，都會令各部門很頭痛。到時開會、檢討、寫報告…更影響效率，不如統一年假制度算。

好，講了一大堆，主要想說明管理小企與大企有分別，現在說一說朋友公司怎樣在大企業裏行「以人為本」的管理吧。他說近年多來，他們實行了一連串「員工友善」措施，冀令同事上班更開心，間接也可令工作更具效率。他反問我：你知道什麼措施最見效嗎？

我記得曾聽另一位朋友講過：花紅、獎金、加人工，是永恒不變最令同事開心的宇宙定律，便問他是不是。這位朋友答，不是。

加人工只會令你開心一陣子，效果不長。再猜，他說。

我想一想道，聽說你們逢星期五下午，不准任何主管召開任何會議，祕書甚至接獲通告，不准替「老闆」訂會議室，這樣可使同事們早些下班，又有心情迎接周末（他們已實行「雙休」），對嗎？

朋友說，也對，但它不是最有效的。現在每個周五下午，同事們自動進入「Happy Hour mode」，士氣大振，開開心心等放假。而且我們上班時間向有彈性，分朝八晚五、朝九晚六等，中午午膳時間也充裕，這都令同事們有更多空間，不會被工作充塞生活。但最有效的也不是這些。

我好奇了，猜不到啊，請開估吧。

朋友說，我們規定，所有人在周五下午後直到周一上班前，不准向同事發送電郵，連短訊和Whatspp也被禁止。這是為了令同事們在下班後，可以真的放下工作，全心全意家庭樂。朋友接著道，我們主管之間會互相提醒，祕書也有任務，防止「老闆」們在周末以電郵或短訊「滋擾」員工。如果真的有十萬火急的事，就直接打電話，或破例短訊通知，同事也會明白那是耽誤不得的大事，一般都很配合。

我問，真的嗎？這真比花紅獎金加人工有效？你憑什麼知道它有效？有績效為證嗎？

朋友笑說，沒有具體數字，但實行以來，常和同事們交談，問他們周末過得怎樣。結果由過去的唯唯諾諾，不少人變得滔滔不絕，「證明他們真的有放假，陪家人好好放鬆」，員工們臉上的笑容也增多了。

老實說，這是我朋友作為一名「高管」的一面之詞，沒有驗證過，可能只屬他自己的自吹自擂。寫出來，也想聽聽有此經驗的朋友是否真有這麼一回事，什麼才是最令同事快樂上班的「絕招」。

至於我自己，聽罷朋友的敘述後，其實心裏十分認同這些措施，尤其不發短訊電郵這招。

過去管理過幾個人的小團隊，作為一名so called 「hands off」的「管理者」，其實我是24小時「mind on」的。故此任何時分，我都試過突然靈機一觸或想到某個問題時，急不及待想問同事，求即時回覆。

但是，在非緊急情況下，我盡量壓抑自己不發Whatsapp。因為我認為很重要的事，同事未必認同；我認為很自然工作的時刻，同事可能正在休息。我一個短訊射出去，除非他關機，否則他馬上會收到，這就直接干擾了同事的當下的作息和私人空間。將心比己，我都不想無時無刻提心吊膽，防著「老闆」隨時發射短訊，要求即時答覆。

那怎麼辦？在大多數情況下，我不打Whatsapp，會改寫一封極簡單的電郵給自己，提醒次日上班見到同事時，再向他求證某事。這樣做的好處有幾點：

首先，我可即時發泄了自己想提問的衝動，而不干擾同事的私人空間；其次，很多事其實並不緊急，若我無時無刻「發射」，同事們久而久之便會麻木，倒不如珍惜發射Whatsapp等即時通訊的機會，留待真正有需要時用，同事們也會重視每個短訊；第三，我們既然每天上班的首務是查閱電郵、而每天上班都見得著同事，何不以電郵作提示，有事讓我們面談好了，不必發射短訊啊。

今天聽朋友談以人為本的管理之道，提到最有效的方法竟與自己的習慣不謀而合，難免有點沾沾自喜。只不過，我未試過管上千人的團隊，絕非什麼成功或經驗豐富的管理人，一切都是紙上談兵的多，而且收到的員工feedback不算多，有機會根本是閉門造車。深具管理經驗的朋友，和慣與上司打交道的大企業同事，還請多多指教。

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